Word信封打印教程及技巧

想省时省力地为数十甚至上百位收件人批量打印格式统一、信息准确的信封？Word内置的邮件合并功能正是为此而生——只需用Excel规范整理好姓名、地址等收件人数据，再在Word中一键关联、插入字段、预览调整，最后直接打印，整个过程无需手动复制粘贴，彻底告别重复劳动和出错风险，轻松实现专业高效的批量信封制作。

如果您需要为多个收件人批量生成并打印信封，Word的邮件合并功能可将收件人信息从Excel数据源自动导入并套用到信封模板中。以下是完成该任务的具体操作步骤：

本文运行环境：Windows 11 专业版，Microsoft Word 2021。

一、准备Excel数据源文件

邮件合并要求数据源结构清晰、字段命名规范，且首行为列标题（如“姓名”“地址”“邮编”等），无空行或合并单元格。Excel文件需保存为.xlsx格式，并确保路径中不含中文或特殊符号，以免导入失败。

1、打开Excel，新建工作表，在第一行输入列标题，例如：姓名、单位、详细地址、邮政编码、电话。

2、在下方各行逐条填写收件人信息，每行代表一个独立收件人。

3、点击“文件”→“另存为”，选择保存位置，文件名设为英文（如“recipients.xlsx”），保存类型选“Excel工作簿（*.xlsx）”，点击“保存”。

二、在Word中启动邮件合并并选择信封文档类型

Word需明确当前文档用途为信封，以便自动调用信封布局与地址格式规则，避免后续调整位置和字体时出现错位。

1、打开空白Word文档，切换到“邮件”选项卡。

2、点击“开始邮件合并”→“信封”。

3、在弹出的“信封选项”对话框中，确认“投递地址”和“回邮地址”的字体、字号及位置符合实际打印需求，点击“确定”。

三、连接Excel数据源并插入合并域

通过“选择收件人”建立Word与Excel的数据关联，再使用“插入合并域”将对应字段映射至信封指定位置，确保每封信封动态显示不同收件人信息。

1、在“邮件”选项卡中，点击“选择收件人”→“使用现有列表”。

2、在文件浏览窗口中定位并选中此前保存的recipients.xlsx文件，点击“打开”。

3、在弹出的“选择表格”对话框中，确认工作表名称（通常为Sheet1）被选中，勾选“首行包含列标题”，点击“确定”。

4、将光标置于信封“投递地址”区域，依次点击“插入合并域”，分别插入姓名、单位、详细地址、邮政编码字段，各字段间按需添加换行或空格。

四、预览与调整信封内容格式

合并域插入后内容仍为占位符形式，需通过预览确认字段顺序、换行效果及对齐方式是否适配实际信封尺寸，尤其注意长地址是否溢出或换行异常。

1、点击“邮件”选项卡中的“预览结果”按钮，滚动查看每封信封的填充效果。

2、若某字段内容过长导致换行错乱，选中该字段所在段落，右键→“段落”，在“换行和分页”中取消勾选“孤行控制”和“段中不分页”。

3、若地址整体偏左或偏上，选中整个投递地址区域，使用标尺或“开始”选项卡中的居中/右对齐按钮微调水平位置；垂直位置可通过段前/段后间距调整。

五、执行合并并打印信封

最终合并生成独立信封文档，既可直接发送至打印机，也可另存为新文件留档。此步骤不修改原始数据源，保障Excel文件安全性。

1、确认预览无误后，点击“完成并合并”→“打印文档”。

2、在打印设置中，选择实际使用的信封型号（如COM10、DL等），纸张来源设为对应进纸槽，方向设为“纵向”。

3、勾选“手动双面打印”（如适用），点击“打印”，按提示逐张放入信封，Word将按顺序驱动打印机输出。

到这里，我们也就讲完了《Word信封打印教程及技巧》的内容了。个人认为，基础知识的学习和巩固，是为了更好的将其运用到项目中，欢迎关注golang学习网公众号，带你了解更多关于的知识点！